Prisvärda alternativ
Införandekostnader för affärssystem: vad ingår och hur beräknas de?
Införandekostnaden är summan av alla resurser som tas i anspråk från det att avtalet är tecknat till dess att systemet används i den löpande verksamheten.
Vad ingår i införandekostnader?
Införandekostnaden är summan av alla resurser som tas i anspråk från det att avtalet är tecknat till dess att systemet används i den löpande verksamheten. Den består typiskt av licenser eller abonnemang, konfiguration och anpassningar, migrering av register och historik, integrationer mot befintliga system, tester, utbildning och intern tid i projektet. Därtill kommer kostnader som uppstår i verksamheten under övergången, till exempel parallell körning av gammalt och nytt system, dubbelregistrering och tillfälligt lägre kapacitet i order- och fakturahantering.
Införandekostnaden kan beräknas som summan av kostnadsslagen: licenser eller abonnemang + konfiguration och anpassningar + migrering av register och historik + integrationer + tester + utbildning + intern tid + kostnader under övergången. En praktisk beräkning görs i tre steg: inventera vilka poster som är relevanta för projektet, kvantifiera varje post och summera posterna. Tillväxtverkets kostnadskategorier kan användas som kontroll för att både direkta utbetalningar och intern tid kommer med i kalkylen.
Tillväxtverket tillämpar fem kostnadskategorier när företagens kostnader till följd av nya eller ändrade regler ska beräknas: administrativ kostnad, produktionskostnad, kostnad för investering, skatt, avgift och subvention samt alternativkostnad. Kategorierna beskriver vilken typ av resurs som förbrukas och fungerar som checklista även för ett affärssystemsprojekt: de tvingar fram rader för både direkta utbetalningar och den interna tid som annars inte syns i något fakturaunderlag. Tillväxtverkets guide ”Ekonomiska effekter av nya regler – Så beräknar du företagens kostnader” beskriver hur ekonomiska effekter analyseras och kvantifieras, och kan användas fristående eller tillsammans med beräkningsverktyget Regelräknaren.
Kostnadskategorier enligt Tillväxtverket för införandekostnader
- Administrativ kostnad
- Intern tid, planering, projektledning och dokumentation
- Produktionskostnad
- Kostnader vid parallell körning, dubbelregistrering och lägre kapacitet under övergångsperioden
- Kostnad för investering
- Licenser, abonnemang, konfiguration, anpassningar, migrering och integrationer
- Skatt, avgift och subvention
- Försäkringar, regleringsavgifter eller statliga stöd kopplade till systembyte
- Alternativkostnad
- Tappat intäkts- eller produktivitetspotential på grund av resursförbrukning i projektet
Tre steg för att beräkna införandekostnader
- 1. Inventera relevanta posterIdentifiera alla kostnadsposter: licenser, utbildning, intern tid, migrering, tester, etc.
- 2. Kvantifiera varje postMät kostnader i kronor, timmar eller enheter – inklusive intern tid med rätt arbetskraftsräkning.
- 3. Summera och kontrolleraSammanställ total kostnad och använd Tillväxtverkets kategorier som checklista.
Checklista: Vad ingår i införandekostnader för affärssystem?
- Licenser eller abonnemangDirekta betalningar till leverantör
- Konfiguration och anpassningarAnpassning av system efter företagets behov
- Migrering av register och historikFlytt av data från gamla system till nytt
- Integrationer mot befintliga systemAnslutning till CRM, bokföring, logistik etc.
- Tester och säkerhetsgranskningarSystemtest, säkerhet och driftsäkerhet
- Utbildning av användareTräning för personal i nya processer
- Intern projektidTid från chefer, IT-personal, ekonomi osv.
- Kostnader under övergångenParallell körning, dubbelregistrering, tappad produktivitet
