Konsulttjänster: upphandling, avtal och prismodeller

Konsulttjänster som inköp – varför upphandling, avtal och pris hör ihop

Konsulttjänster är kunskapsintensiva och skiljer sig därför från många andra inköp. Leveransen hänger i hög grad samman med vilka personer som utför den, vilken kompetens de har och i vilket sammanhang arbetet sker. Det gör tjänsten svår att beskriva i detalj på förhand – och just därför hänger valet av upphandlingsform, avtalsvillkor och prismodell så tätt ihop.

Kravställningen i upphandlingen eller beställningen avgör vad som sedan går att avtala om. Prismodellen fördelar risken mellan beställare och konsult: vem bär kostnaden om arbetet tar längre tid än väntat, och vem får nyttan om det går snabbare? Avtalets villkor om omfattning, ändringar och uppföljning styr hur leveransen faktiskt kan följas upp och styras.

För en offentlig beställare tillkommer dessutom upphandlingslagstiftningen som ram för hela inköpet. En privat beställare har friare händer men möter samma grundfrågor: Vad ska levereras, hur ska det prissättas och hur vet vi att vi fick det vi avsåg? Att behandla upphandling, avtal och pris som tre separata frågor är därför en vanlig orsak till onödiga konflikter och merkostnader.

Offentlig upphandling av konsulttjänster: LOU, grundprinciper och ramavtal

När upphandlande myndigheter och enheter inom offentlig sektor gör inköp måste de följa bestämmelserna för offentlig upphandling. Syftet är bland annat att ta tillvara konkurrensen på marknaden och hushålla med skattemedlen. Enligt Upphandlingsmyndigheten uppskattas värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige – de upphandlingspliktiga inköpen – till över 1 000 miljarder kronor per år.

Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, är det övergripande regelverket för offentlig upphandling i Sverige och gäller för upphandlande myndigheter om inköpet inte omfattas av någon av de andra upphandlingslagarna. Upphandlingslagarna är en typ av förfarandelagstiftning: de anger hur inköpen ska gå till, men reglerar inte vad som ska köpas in. Reglerna bygger på EU-direktiv och är till stor del likadana inom hela EU.

Fem grundprinciper genomsyrar hela upphandlingslagstiftningen: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. De bygger på objektivitet och öppenhet. Upphandlande organisationer ska vara sakliga och välja leverantör utifrån det som köps in – det får inte förekomma lojalitet mot det egna landets leverantörer eller mot tidigare leverantörer. I praktiken innebär det till exempel att krav och utvärderingsmodell måste hänga ihop och tillämpas lika på alla anbud, och att kraven inte får gå längre än vad som är motiverat för det som faktiskt ska upphandlas.

LOU är indelad i kapitel som följer processen steg för steg, från upphandlingsförfaranden och tröskelvärden till utvärdering, tilldelning, fullgörande av kontrakt och avtalsspärr och överprövning. För konsultinköp är två kapitel särskilt centrala att känna till: kapitlet om ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling, och kapitlet om fullgörande av kontrakt. Genom ett ramavtal kan en upphandlande organisation fastställa villkoren för de konsultuppdrag som ska avropas senare, i stället för att göra en ny upphandling varje gång.

Steg för steg: upphandling av konsulttjänster enligt LOU

Tröskelvärden och direktupphandling – när gäller vilka regler?

Upphandlingsreglerna ser olika ut beroende på inköpets värde. LOU har ett eget kapitel om tröskelvärden, och det finns även nationella regler som gäller för upphandlingar under särskilda beloppsvärden – så kallade tröskelvärden. Vilka belopp som gäller vid varje tillfälle fastställs på EU-nivå respektive nationellt, och de bör alltid kontrolleras mot aktuell information från Upphandlingsmyndigheten eller den egna upphandlingsfunktionen innan en konsultupphandling påbörjas.

Under tröskelvärdena finns förenklade vägar, bland annat annonspliktiga upphandlingar under tröskelvärdena och direktupphandling. LOU har ett särskilt kapitel om direktupphandling, vilket är den förenklade formen när inköpets värde understiger de gränser som gäller för direktupphandling. Direktupphandling innebär inte att alla krav försvinner – grundprinciperna gäller fortfarande, och inköpet ska kunna dokumenteras och motiveras i efterhand.

Valet av förfarande påverkar hela kedjan framåt. Ett annonserat förfarande ställer krav på annonsering, kvalificering och utvärdering, medan ett direktupphandlat konsultuppdrag kan genomföras snabbare men förutsätter att beställaren själv har ordning på kravställning, prisjämförelse och avtal. Ju högre värde och ju längre löptid, desto större anledning att lägga tid på att beskriva behovet, välja prismodell och reglera hur uppdraget ska följas upp.

Ramavtal och avtal för konsultuppdrag

I LOU definieras ramavtal som ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för kontrakt som ska tilldelas under en viss period. Ramavtalet är alltså inte ett enskilt uppdrag, utan en ram som anger villkoren – till exempel priser, kompetensområden, svarstider och villkor i övrigt – för de uppdrag som senare avropas.

Skillnaden mellan ramavtalet och det enskilda uppdraget är central. Ramavtalet reglerar förutsättningarna; det enskilda uppdraget uppstår genom avrop och beskriver den konkreta leveransen. För konsulttjänster innebär det att beställaren behöver ha en fungerande avropsmekanism: hur begär man in intresseanmälningar eller anbud inom ramen, hur fördelas uppdrag mellan leverantörer, och hur dokumenteras varje avrop?

Det finns också ett tydligt samband mellan upphandlingen och fullgörandefasen, som LOU behandlar i ett eget kapitel om fullgörande av kontrakt. De villkor som sätts i upphandlingen – om prissättning, ändringar, sekretess, underkonsulter eller uppföljning – blir styrande när uppdraget väl utförs. Därför är det ofta klokt att redan i kravställningen tänka igenom hur leveransen ska följas upp, och att formulera avtalsvillkoren så att de går att tillämpa i vardagen och inte bara i utvärderingen.

Prismodeller: timpris eller fastpris?

De två vanligaste prismodellerna för konsulttjänster är löpande räkning med timpris och fastpris för ett avgränsat uppdrag. Enligt rådgivningssajten Meforyou passar timpris när omfattningen är oklar eller kan ändras – konsulten får då betalt för all tid som läggs ned. Fastpris passar avgränsade uppdrag med tydlig leverans och belönar konsulten om arbetet utförs effektivt. Är man osäker, är rådet att börja med timpris tills uppdraget är känt.

Fastpris har också en administrativ sida: modellen minskar behovet av detaljerad tidsrapportering och täta avstämningar, eftersom ersättningen är kopplad till leveransen snarare än till nedlagd tid. Mot detta står en riskförskjutning. Fastpris kräver en väl specificerad beställning – är avgränsningen otydlig blir det svårt att avgöra vad som ingår, och båda parter riskerar att hamna i diskussioner om ändringar och tilläggsarbete.

I praktiken kombineras modellerna ofta. Ett vanligt upplägg är ett fastpris för en avgränsad utredning eller ett avgränsat delmoment, med timpris för efterföljande arbete eller för arbete vars omfattning inte går att förutse. Poängen är inte att den ena modellen är bättre än den andra, utan att modellen ska matcha hur väl omfattningen faktiskt kan beskrivas.

Så räknar konsulten fram ett hållbart timpris

Enligt Meforyou ligger ett vanligt konsultarvode i Sverige ofta mellan 700 och 1 500 kronor per timme beroende på bransch och erfarenhet. Men rätt pris handlar mindre om marknaden och mer om vad konsulten faktiskt behöver ta betalt för att gå runt. Arvodet ska täcka betydligt mer än själva arbetstiden: egenavgifter, semester, pension, försäkringar, utrustning, administration och perioder utan uppdrag. En vanlig tumregel enligt samma källa är att ett konsultarvode ligger på ungefär det dubbla mot vad samma person skulle få i månadslön som anställd.

Själva beräkningen kan göras i tre steg: bestäm önskad årsinkomst före skatt, lägg till de årliga kostnaderna och avgifterna – som avgifter, försäkringar, utrustning och pension – och dela sedan summan med antalet debiterbara timmar. Resultatet är det lägsta hållbara timpriset. Ligger det under marknadsnivån finns utrymme att ta mer.

Nyckeln är antalet debiterbara timmar. Här rekommenderar Meforyou att räkna realistiskt med 1 000–1 200 fakturerbara timmar per år, inte 1 800. Skillnaden består av all tid som inte kan faktureras: offerter, administration, kompetensutveckling, kundvård och ledighet. Att räkna på ett för högt antal debiterbara timmar är ett effektivt sätt att landa i ett timpris som inte bär över ett helt år.

Faktorer som påverkar hållbart timpris för konsulttjänster i Sverige

Prissättning i praktiken: fallgropar och relationen beställare–konsult

Meforyou lyfter tre återkommande misstag vid prissättning av konsulttjänster. Det första är att sätta priset för lågt ”för att komma igång” – det är svårt att höja sedan. Det andra är att glömma den icke-debiterbara tiden, som offerter, administration och kompetensutveckling. Det tredje är att jämföra sitt timpris rakt av med en anställds timlön, vilket bortser från att konsultarvodet ska täcka kostnader och risker som en arbetsgivare annars bär.

För beställaren är motsvarande fallgrop att enbart jaga lägsta timpris. Ett lågt arvode kan leda till att konsulten behöver ta in fler uppdrag parallellt, att erfaren kompetens inte stannar kvar eller att kvaliteten blir svår att upprätthålla över tid. Ett rimligt arvode är i praktiken en förutsättning för en leverans som håller.

Relationen mellan konsult och beställare spelar här en viktig roll. Enligt en uppsats från Lunds universitet om prissättning av tjänster i byggkonsultbranschen (2010) är relationen mellan konsult och beställare mycket viktig för att kunna ta ut ett rimligt pris, och en öppen och ärlig relation förenklar prissättningen. Öppenhet kring vad som ingår, hur tiden används och vad som händer vid ändringar minskar risken för både underprissättning och överraskningar i fakturan.

Checklista innan konsultavtalet skrivs

Innan konsultavtalet eller avropet skrivs finns ett antal punkter som är värda att gå igenom i tur och ordning: